HUISHOUDELIJK REGLEMENT
VERSIE 2008 Algemene ledenvergadering 9 januari 2008.
Aanmeldingsformulier
Artikel 1.
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en datum.
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 2.
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement, dat duidelijk zichtbaar in het clubhuis dient te zijn opgehangen, en aan de schriftelijke en mondelinge aanwijzingen van de Baan- en Bouwcommissie.
Op de baan is het dragen van tenniskleding en tennisschoeisel voorgeschreven.
Artikel 3.
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministrateur op te geven. Zij zijn tevens verplicht verenigingscontributie te voldoen tot de bedragen en binnen de termijn, gesteld in artikel 20 van dit reglement.
De contributie voor ereleden en leden van verdienste is nihil.
Artikel 4.
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- of
commissievergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging, aanwezig te zijn.
Artikel 5 .
De leden hebben de verplichting om bardienst te draaien, het aantal bardiensten per jaar is afhankelijk van het aantal bardiensten wat moet worden bezet, dit is meestal 2 X per jaar. Het is verplicht voor senioren om het certificaat Instructie Verantwoord Alcoholschenken (IVA) te halen. Dit kan via de link www.nocnsf.nl/IVA
Bestuur
Artikel 5.
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft slechts een stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden drie bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijdse ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar.
De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene ledenvergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
Artikel 6.
In de eerste vergadering van het algemeen bestuur na de algemene ledenvergadering, wordt een vicevoorzitter gekozen uit de niet tot het dagelijks bestuur behorende bestuursleden.
Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid, worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meer door het algemeen bestuur uit haar midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van een of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. Ingeval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden, fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 7.
Het dagelijks bestuur mag geen, de vereniging bindende, besluiten nemen omtrent aangelegenheden die de normale gang van zaken te buiten gaan, behoudens in gevallen van zeer spoedeisende aard. In dat geval dient echter het genomen besluit ten spoedigste ter bekrachtiging te worden voorgelegd aan het algemeen bestuur, dat het besluit kan bekrachtigen, dan wel voor de toekomst buiten werking stellen of wijzigen.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 8.
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen en vergaderingen van het algemeen bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welke gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid dat daarom verzoekt, binnen een week inzage worden verstrekt.
Bevoegdheden van het bestuur
Artikel 9.
Het algemeen bestuur is bevoegd tot het verrichten van rechtshandelingen waarvan de financiële betekenis het bedrag van € 4.538,- niet te boven gaat.
Vergaderingen
Artikel 10.
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een email convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 14 dagen voor de datum der vergadering.
Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste 3 bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 11.
De vergaderingen van het algemeen bestuur en/of dagelijkse bestuur worden gehouden zo dikwijls de tot bijeenroeping bevoegden dit wensen.
De voorzitter heeft in al deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te schorsen of te verdagen.
Artikel 12.
De agenda der algemene ledenvergadering bevat, behalve uit de Statuten of uit dit Huishoudelijk Reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste 7 dagen voor de betreffende vergadering door tenminste 5 leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 13.
Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid, staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering, ondersteund door tenminste 4 andere leden.
Besluitvorming
Artikel 14.
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Indien, ingeval van kandidaatstelling voor een bepaalde functie, meerdere personen voor eenzelfde functie kandidaat zijn gesteld, wordt eveneens tot stemming overgegaan.
Artikel 15.
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het algemeen bestuur en/of door 5 seniorleden.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris, tenminste 7 dagen voor de betreffende vergadering, van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat.
Artikel 16.
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 17.
Een besluit van of benoeming door de algemene ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig.
Een uitzondering op deze regel geldt, indien het besluit is genomen of de benoemde is gekozen met minstens 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen – blanco stemmen daaronder niet begrepen – en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het algemeen bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot royement, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.
Artikel 18.
Behalve de in artikel 11 der Statuten bedoelde kascommissie, kunnen de algemene ledenvergadering en/of het algemeen bestuur, een of meerdere commissies benoemen, voor 1 jaar, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissies.
Behalve de kascommissie kunnen de commissies te allen tijde door het algemeen bestuur worden ontbonden.
Ook kunnen een of meerdere leden daarvan als zodanig worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
De commissies zijn over het te voeren en gevoerde beleid verantwoording verschuldigd aan het algemeen bestuur.
Artikel 19.
De commissie, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming, telkens geldend voor een jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontsteltenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen.
Dit plaatsvervangend lid zal in het volgend verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Omschrijving Slapend of niet spelend lid.
Artikel 20.
In aanvulling van artikel 4 van de statuten, heeft de vereniging slapende of niet spelende leden.
Deze hebben dezelfde rechten en verplichtingen als in de wet en de statuten aan senioren en junioren zijn toegekend met in acht neming van art.8 lid 3.
1. Slapend lidmaatschap dient voor de aanvang van het tennisseizoen (l april) schriftelijk te worden aan
gevraagd bij de ledenadministrateur. De KNLTB pas wordt ingenomen en geblokkeerd
2. Slapend lidmaatschap kan alleen worden toegekend indien met enige zekerheid kan worden gesteld dat de aanvrager gedurende het seizoen niet in staat zal zijn of wenst niet actief aan het tennisspel deel te nemen. De beslissingsbevoegdheid hieromtrent ligt bij het bestuur.
3. Indien gedurende het seizoen blijkt dat het slapende lid weer kan tennissen dient dit bij het bestuur gemeld te worden. Het dan nog verschuldigde lidmaatschap zal dan pro-rata berekend worden, en de KNLTB pas zal weer geactiveerd worden.
4. Indien echter bij de eerste terugkeer op de baan blijkt dat het niet mogelijk is om werkelijk weer te tennissen dient dit binnen de 48 uur gemeld te worden bij het bestuur, het slapende lidmaatschap blijft dan in stand. Latere meldingen worden niet geaccepteerd.
5. Indien men weer gestart is met tennissen kan gedurende het seizoen geen aanspraak meer gemaakt worden op het slapende lidmaatschap.
6. Het slapende lid mag zich slechts éénmaal per seizoen zich beroepen op de uitzondering geboden in lid 4. Bij elke volgende poging wordt het lidmaatschap berekend volgens lid 3.
7. Voor slapende leden gelden dezelfde regels en plichten als vermeld in de statuten voor spelende leden uit hun categorie, dus seniorleden hebben stemrecht op de algemene ledenvergaderingen.
8. Indien men geblesseerd raakt gedurende de periode 1 april – 1 juli is er een mogelijkheid om slapend lidmaatschap aan te vragen, de contributie zal dan pro-rata gerestitueerd worden.